单证管理是指对各类单证的收集、整理、分类、存储和使用的全过程管理，它具有种类多、数量大的特点。在承保工作中，单证管理扮演着至关重要的角色，有效的单证管理不仅可以提高运营效率，减少运营风险，还直接关系到会员的利益以及协会的信誉。

       一、单证管理的重要性

       （一）单证包括保单、凭证、批改单等，这些单证是协会与会员之间合同关系的直接凭证。作为法律依据，记录了保险交易的全过程，包括投保、批改等环节。在发生纠纷时，这些单证是判断责任归属和赔偿金额的重要依据。因此，确保单证的完整性和准确性至关重要。一份准确且完整的单证，能够为会员的权益提供有力保障，同时有效避免引发的理赔争议，是建立和维护协会与会员之间的重要基石。

       （二）有效的单证管理有助于提升协会的运营效率。通过规范化的单证流程，可以减少重复劳动，加速业务处理，进而提高会员满意度。例如，通过建立电子文档管理系统，实现单证的电子化管理，可以大大缩短单证管理的时间，提高及时性和准确性。有效的单证管理还能为协会的风险控制提供有力支持。

       （三）单证管理是协会合规经营的关键环节。随着监管要求的不断提高，合规性已成为保险行业的核心议题，规范的单证管理能够避免法律风险。

       （四）单证作为沟通和监督的工具。通过审查和分析单证，可以了解保险业务的开展情况，发现潜在的风险和问题，及时采取措施进行纠正和预防，避免潜在的风险和损失。

       二、存在的问题

在过去两年单证管理工作中，根据各办事处上缴的单证情况，结合实际工作整理了以下三点问题：

    （一）授权委托书。在整理单证过程中，发现各别办事处存在缺少授权委托书的情况。授权委托书在法律上受到承认和保护，它作为有效证据，能够证明委托关系的存在以及授权的合法性。通过授权委托书，委托人可以明确表达自己的意愿，确立委托关系的范围和目的，这包括授权被委托人代表委托人进行承保的相关操作，明确的权限和责任划分有助于降低因被托人行为不当而给委托人带来的风险，同时保障委托人的合法权益。因此，应重视授权委托书的使用和管理。

    （二）签收确认单。签收确认单是会员在承保过程中对收到的合同材料进行确认签署，确保会员能够及时了解和掌握自己的保险权益，同时协会也履行了告知义务。办事处在承保过程中，应将《互助保险合同会员签收清单》附投保单后，这不仅是保证双方权益的凭证，同时也避免后续可能出现的纠纷和误解。

       （三）漏签、代签。承保环节代签名行为属于严令禁止行为，极易引发监管风险。投保单应当由投保人或者其书面委托的人员以签字、盖章或者其他法律法规认可的方式进行确认，工作人员不得代替当事人在订立保险合同的有关文书材料中代签确认。如果投保单上的签名不是本人或授权委托人所签，那么可能导致合同无效。投保人应当亲自签署投保单，并对投保单内容的真实性负责，避免漏签、代签行为的发生，确保每一份保险单证的真实性和有效性。

       三、加强单证管理工作

       根据协会承保操作实务应做好以下工作：

       （一）承保单证的入库、发放、申领、使用以及回收等工作，严格按照系统规范流程进行操作和管理。

       （二）办事处指定专人管理（即单证管理员）：

       1.单证领取。按展业需要向承保管理部门报送各类单证使用计划，并填写《业务单证申领表》。

       2.单证回销。及时对单证进行入库处理，并做好发放工作。业务单证发放时应当指定回销期。超过回销期不能继续使用的，应当及时回收并上缴承保管理部门，做好单证回销处理工作。

       3.单证使用。严格按照系统显示的印刷号使用，未按印刷号使用的单证无效。各类作废单证应当注明“作废”字样，作废后补打正确单证，同时联系会员收回错误的单证，并将补打正确的单证交于会员，并保存各联次以备核查。

       4.会员签收。会员投保后，须根据协会出具的《互助保险合同会员签收清单》，核对收到的合同材料是否齐全，并签字确认，清单一式两份，会员与协会各执一份。

       5.单证销号。妥善保管业务单证，若有遗失或盗窃，应当登报声明并在系统中做遗失销号处理，并查明原因报协会承保管理部门备案。

       6.单证整理。单证管理人员须在每日工作结束前整理和检查当日使用的单证，将单证按照印刷号整理，并将《互助保险合同会员签收清单》附后，若为他人代办还须将《授权委托书》附后，并在次月10日前寄达承保管理部门进行归档和核销。（承保运营部 柳青青）