协会实行“统一核算、分级管理”的财务管理体制。办事机构管理经费实行全额预算管理,账务实行报账制,并设立报账员岗位,具体负责日常收支、对账、报账等财务工作。下面结合本人工作实践,就如何做好报账工作谈几点认识,与大家共同探讨。
一、重要性
报账工作是整个财务工作中最基本的环节,财务人员作为连接机构与协会财务部的沟通桥梁,传递两者之间的会计信息,承担着经费审核与预算管理的职责。应把好报账审核“第一关”,促进经费规范化列支。因此,如何做好报账工作就显得尤其重要。
二、基本要求
(一)财务人员应具备会计的职业道德规范。当前我国会计职业道德规范主要有爱岗敬业、诚实守信、廉洁自律、客观公正、坚持准则、提高技能、参与管理、强化服务等八个方面的内容。财务人员要树立正确的世界观、人生观、价值观,在思想上热爱本职工作,热爱自己的岗位,这也是财务人员做好工作的前提。
(二)财务人员应具备较高的专业素养。终身学习是财务人员必须坚持的。只有这样才能跟上时代的步伐,适应工作的需要。协会财务人员不光要学习书本上的财务知识,更应加强对协会相关规定制度的学习,在日常工作中学习,在学习中实践,举一反三,与时俱进。
三、工作任务
(一)预算控制。各办事处、服务中心作为预算的执行机构,应加强预算的控制与管理,合理安排经费使用,实时跟进管理经费预算执行进度。一是做好报账款登记工作,关注预算执行情况,如遇预算执行序时进度偏差较大或超支倾向的情况应及时向负责人汇报;二是每月核对管理经费预算执行情况表,加强与协会财务部的沟通交流。
(二)报账审核。凭证的真实性、完整性和正确性,直接关系到会计信息的质量,各机构财务人员在受理经费支出报销时,应根据相关法律法规与协会财务管理规定,对凭证进行审核。
1、原始凭证的合规性。审核凭证的内容是否符合党和国家有关政策、法规,是否符合财政有关管理规定和协会财务管理制度。严禁“白条”、“假发票”“不完整发票”等现象发生。对不真实、不合法的凭证坚决不予受理。
2、原始凭证的规范性。受理的凭证应按规定要求书写,不得涂改,大小写金额必须相符。凭证应准确完整,即凭证的名称;填制凭证单位名称或者填制人姓名;经办人员的签名或者盖章;接受凭证单位名称;经济业务内容;数量、单价和金额。对记载不准确、不完整的凭证,应要求其予以更正、补充。
3、报销单的规范性和合理性。审核报销单格式、内容是否有误;金额是否准确;附件是否完整等。以差旅费报销为例:财务人员需查看经办人报销单填写是否符合规定;查验交通费、住宿费等票据真伪、日期是否与报销单上出差日期相符;单据相加金额是不是与报销单一致;住宿标准、差旅补贴标准是否遵守协会差旅费制度规定;是否附内容齐全、事项合理的出差审批单等。
(三)汇总单的填报要求。首先将凭证按类别左上角对齐粘贴平整,将各类别单据汇总数计算准确,按会计科目将上述各类单据依次分类填写,并按顺序将各类单据一并粘贴整齐。然后,将各科目的报销金额汇总,填入报账汇总单的合计栏中。最后,在汇总单左上角盖上机构公章,报账员签字或盖章,再交由负责人审批。
(四)备用金管理。
1、财务人员要严格执行《现金管理暂行条例》,按规定要求及时报账,补足备用金。不得以白条、有价证券充抵库存现金,更不得任意挪用和坐支现金。
2、财务人员在日常工作中应逐笔、序时记录现金日记账,每日核对银行存款余额,做到日清月结,确保账实相符。
(五)财务人员应向单位领导和经办人员宣传相关财务知识及协会制度。如协会9月份下发新修订的差旅费管理规定,对原规定作了修订完善,调整部分差旅费相关标准,作为财务人员应及时向所在机构人员进行宣导。