为加强理赔档案的科学管理,协会自2014年制定了《理赔档案内部管理细则》，规范了理赔档案的组卷、整理、装订以及归档。《细则》实施至现在已经两年，我在管理理赔档案期间，发现了一些问题，也总结了一些工作经验，供大家一起交流探讨。
    一、了解档案，理解档案管理目的，加强档案工作重视。什么是档案？国家《档案法》中已作明确阐释：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。由此可见，理赔档案是理赔工作的历史记录，是领导决策的依据，是对工作考查的凭据，也是衡量一个单位管理工作的标尺。在理赔员以往的意识中，往往觉得一个案件至审核通过以后就算完结了，对归档工作并不重视。其实不然，一个案件从接报案开始，到查勘、立案，再到理赔材料的收集、制作、审核通过，如果不做好后续的档案整理工作，等同于丢弃了理赔工作的历史记录。因此，理赔档案整理仍是理赔工作中重要的一环，只有得到足够的重视，才能把理赔档案工作做好。
    二、加强科学化管理，完善做好档案管理工作。目前协会理赔档案实行统一领导、分级管理的原则，两万以上的档案交由协会统一管理，两万以下的小额案件存放于各服务中心。为此我认为应该做好以下几点：
    （一）归档制度。凡是理赔过程中出现过的材料，都必须按时进行归档，个人不能擅自留存，归档文件必须是原件，如特殊情况不能提供原件归档的，需要特别注明情况。移交档案过程中，必须提供清单列表、移交时间，便于日后核查。
    （二）档案保管制度。根据档案保存数量设立相应大小的档案室，且具备防火、防潮、防虫等条件，钥匙由专人保管，不得随意进出。编制档案目录，完善检索工具，便于查找。对于过期的档案及时整理、剔除。
    （三）档案借阅制度。理赔档案属于协会重要资料，重要资料借阅应由部门领导批准，做好登记。
    三、从实践中发现问题。理赔档案管理工作还在起步阶段，很多意想不到的问题都会在实际工作中涌现，发现问题，解决问题，目前档案工作中存在的问题：
    （一）电子报表系统存在缺陷。协会核心业务系统中的报表系统，不能正确显示结案与未结案案件，个别在系统中已经结案的案件在报表中却显示未结案，一些未结案的案件却没有显示，这对于查找、校对档案产生了不小的麻烦。
    （二）档案制作格式不规整。在检查档案的过程中，时有发现类似雇主责任险的门诊病历、渔船险的维修清单等并不是A4规格的纸张会直接夹入档案中，正规的做法是：若小于A4大小则需要贴在A4纸上，若大于A4大小则要求按正规方法折叠，从而实现档案规格的统一性。
    （三）仍采用金属物装订档案。因为协会并没有规定采用线装装订档案，所以目前所有档案均是用回形针、金属夹等固定档案，因为金属装订物本身的特性，很容易生锈，不利于档案的长期保存。
    （四）用圆珠笔书写档案。档案工作中有时会发现个别的档案有用圆珠笔书写的情况，如此一来，对于一些需要长期保存或永久性保存的档案，时间一久，就会褪色，所以应当杜绝这类现象。
    做好档案工作，意义重大，曾任全国政协主席李瑞环在中央档案馆建馆40周年时题词：对历史负责,为现实服务,替未来着想。档案工作正是起到记录过去，服务现在，承接未来的重要作用，对于协会理赔档案工作现状，理赔档案员都不是专人专职，缺乏专业知识和足够的时间，因此我们更需要加强学习，敢于摸索，善于总结，把档案工作做得有条不紊。（温州服务中心 蒋志伟供稿）